Produire des Factur-X depuis une base Access
Une base Access qui facture depuis des années n'a aucune raison d'être remplacée pour la réforme. Elle sait exporter ; Solynov Bridge sait lire ses exports et produire les Factur-X. Voici les trois requêtes à écrire, et la macro qui les rejoue toute seule.
Une requête par table, exportée en Excel
Access sait tout faire ici : vos tables existent déjà, il suffit de les présenter à plat et de les exporter. Trois requêtes, un export chacune, dans le dossier que Bridge surveille.
- La requête des lignes de factures. Joignez la table des lignes à celle des en-têtes pour que chaque ligne porte le numéro, la date et le client de sa facture, en plus de l'article, de la quantité, du prix unitaire HT et du taux de TVA. C'est la seule requête qui demande une jointure. Filtrez si vous voulez sur l'année en cours — ou pas : Bridge ne régénère jamais une facture déjà produite.
- La requête des clients (code, nom, SIREN/SIRET, adresse, code postal, ville, n° de TVA, et une colonne « Particulier » si vous vendez à des personnes physiques) et celle des articles (référence, désignation, prix HT, taux de TVA, unité).
- Exportez chaque requête en Excel : sélectionnez la requête, onglet , choisissez le dossier Bridge, cochez « Exporter les données avec la mise en forme et la disposition » pour garder les dates et les décimales lisibles. À refaire à chaque lot de factures… ou à automatiser, ci-dessous.
Pour ne plus y penser : une macro, ou trois lignes de VBA
Access peut réécrire les fichiers d'export tout seul. Une macro avec l'action « ExporterAvecMiseEnForme » (OutputTo) ou « TransférerFeuilleCalcul », ou quelques lignes de VBA lancées à la validation d'une facture :
DoCmd.TransferSpreadsheet acExport, acSpreadsheetTypeExcel12Xml, "req_LignesFactures", "C:\Exports\Factures.xlsx", True DoCmd.TransferSpreadsheet acExport, acSpreadsheetTypeExcel12Xml, "req_Clients", "C:\Exports\Clients.xlsx", True DoCmd.TransferSpreadsheet acExport, acSpreadsheetTypeExcel12Xml, "req_Articles", "C:\Exports\Articles.xlsx", True
Le dernier paramètre (True) place les noms de champs en première ligne — exactement ce que Bridge attend. Avec la génération automatique de Bridge qui relit le dossier à intervalle régulier, la chaîne devient entièrement automatique, sans toucher à vos formulaires ni à vos tables.
Ce que Bridge attend : trois tables, des colonnes nommées
Quel que soit l'outil d'origine, Bridge lit des tables — un fichier Excel (.xlsx, .xlsm) ou CSV par table, ou un seul classeur avec une feuille par table — avec les intitulés de colonnes sur la première ligne. Les noms de colonnes n'ont pas à être les siens : Bridge reconnaît « N° pièce », « Numéro », « Réf. facture »… et vous confirmez sa lecture une fois pour toutes.
| Table | Colonnes indispensables | Utiles si vous les avez |
|---|---|---|
| Factures (lignes) | numéro de facture, date, client (code ou nom), désignation ou référence de l'article, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA | échéance, remise, unité, référence de commande, facture d'origine (pour un avoir) |
| Clients | code ou nom, SIREN ou SIRET (n° de TVA pour un client étranger), adresse, code postal, ville | pays, n° de TVA intracommunautaire, colonne « Particulier » (oui/non) pour les ventes à des personnes physiques |
| Articles | référence, désignation | prix unitaire HT, taux de TVA, unité — quand ils ne sont pas déjà sur les lignes de factures |
| Ma société | une seule ligne : raison sociale, SIREN, adresse, code postal, ville, n° de TVA intracommunautaire | |
Une facture par ligne ou une ligne d'article par ligne ? Une ligne d'article par ligne, avec le numéro de facture répété : c'est ce que la Factur-X exige (chaque ligne porte sa TVA). Si votre export ne donne qu'un total par facture, cherchez l'export des lignes — « détail des pièces », « lignes de documents » — c'est lui qu'il faut.
Ensuite, dans Bridge : trois gestes, la première fois seulement
- Données — indiquez le dossier où vos exports sont déposés. Bridge y lit vos tables et vous dit l'étape suivante.
- Production factures → « Tester la conformité avant génération » — premier temps, la validation des données : pour chaque champ de la facture électronique, la colonne où Bridge le lit ; vert reconnu, jaune à confirmer d'un coup d'œil, rouge à choisir dans la liste. Vous confirmez : c'est mémorisé. Second temps, ce qu'il reste à compléter : rouge obligatoire (la facture ne sort pas), jaune facultatif ; une liste des corrections par table, à garder ouverte pendant que vous corrigez dans votre gestion — jamais dans les exports, qui seront écrasés au prochain export. « Vérifier mes corrections » relit vos tables sans fermer la fenêtre.
- « Générer les factures » — les Factur-X (PDF/A-3 + XML) arrivent dans le dossier de sortie, rangées par année et par mois ; ce qui a déjà été produit n'est jamais régénéré. Puis, si vous voulez, Génération auto : Bridge relit le dossier à la fréquence choisie et produit les nouvelles factures sans que personne n'ouvre le logiciel.
Bridge produit les fichiers Factur-X ; leur transmission passe par une plateforme agréée ou le portail public : que faire de vos Factur-X.
Questions fréquentes
Bridge peut-il lire ma base Access directement ?
Non, et c'est voulu : Bridge ne se connecte à aucune base pour ne rien y risquer. Il lit les exports Excel ou CSV de vos requêtes. Une macro Access les réécrit à chaque facture validée ; Bridge fait le reste.
Mes lignes et mes en-têtes de factures sont dans deux tables, est-ce un problème ?
C'est le cas de toutes les bases bien faites. Une requête joint les deux pour que chaque ligne porte le numéro, la date et le client de sa facture ; c'est cette requête que vous exportez.
Faut-il exporter tout l'historique à chaque fois ?
Vous pouvez : Bridge ne régénère jamais une facture déjà produite. Mais un filtre sur l'exercice en cours rend les fichiers plus légers et la lecture plus rapide.
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